Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações e documentos. O sistema ClickDoc permite aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O ClickDoc permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED trabalha com qualquer tipo de documentação.

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o ClickDoc, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o ClickDoc poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática).

De forma sucinta, o gerenciamento eletrônico de documentos fornece soluções práticas para o controle documental do conhecimento e das informações de uma organização. A forma mais comum de utilização é através de acesso web, ou por intranet, de forma a acessar versões digitais de documentos relevantes.

Vantagens na Utilização de Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Primordialmente, a principal vantagem na utilização de sistemas baseados no gerenciamento eletrônico de documentos, é a otimização do tempo na busca dos mesmos, além de significativa economia em espaço físico destinado ao arquivamento e acesso.

Analogamente, as maneiras tradicionais para arquivamento de informação documental física são em armários separados por relevância e ordem alfabética. Desta forma, é necessário um espaço físico que garanta condições, tanto para manejamento dos mesmos, quanto segurança para que não haja depreciação e perda da informação.

Com a implantação de GED - ClickDoc, há grande economia em espaço físico destinado ao arquivamento, pois o mesmo pode ser re-alocado, ou mesmo tendo uma redução significativa de espaço. Desta forma, mantendo somente documentos imprescindíveis, realocando o restante do espaço para outras atividades.

Desvantagens do GED

De forma geral, não há desvantagens na implantação de sistemas baseados em GED. Há única necessidade é que alguns empreendimentos necessitam das cópias originais de tais documentos, impossibilitando a total eficiência da implantação, baseados da não necessidade de arquivamento local.

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